هي أساس القيد في الدفاتر وهناك مستندات متعددة لكل عملية مالية طبقا لطبيعة العملية نفسها أو الغرض الذي من أجله أعطي المستند.

ويجب أن يتوفر في المستندات مايلي:

1.     بيانات عن الجهة التي أصدرت المستند

2.     بيانات عن الجهة أو الشخص الصادر إليه المستند

3.     تاريخ تحرير المستند ورقمه

4.     سبب صدور المستند "تحصيل – صرف"

5.     المبلغ المطلوب صرفه أو تحصيله بالأرقام والحروف

6.     توقيع الشخص أو الأشخاص المسئولين داخل الجهة التي أصدرت المستند

7.     عدم وجود كشط أو شطب بالمستند

8.     أن يكون الأصل وليس صورة

1- مستندات خاصة بالمتحصلات

1- صورة من إيصال الاستلام.

2- أمر القبض.

ثم يرسل هذا الكشف إلى الإدارة المالية لإعداد مستند القيد ثم تقييده في الدفاتر المحاسبية المختصة.

(1) أوامر اعتماد الصرف:

يستعمل في جميع حالات الصرف أيًا كان المبلغ سواء كان صرف من صندوق الوزارة نفسها "مبلغ أقل من 20.000 ريال" بموجب حوالة, أو من مؤسسة النقد عن طريق وزارة المالية "مبلغ أكبر من 20.000 ريال" بموجب أمر دفع يصرف من وزارة المالية, ويتكون من ثلاث أجزاء:

القسم (أ) :            ويقوم بتحريره الجهة طالبة الصرف ويوقع من الموظف المختص والمدير المختص.

القسم (ب) :          تحرره الإدارة المالية ويجب أن تستوفي الخطوات التالية:

1-               بيان المبلغ الإجمالي والحسميات وصافي الاستحقاق.

2-               توضيح بنود الميزانية التي سوف يؤدى عليها الصرف.

3-               بيان ما إذا كان البند يسمح بالصرف والتوقيع على ذلك من الموظف المختص.

القسم (ج) :           بعد الانتهاء من ذلك يرسل أمر اعتماد الصرف إلى الموظف المختص ليقوم بإجراء الخطوات التالية:

1-               تحرير حوالة أو أمر دفع حسب صافي قيمة المبلغ المطلوب صرفه.

2-               إثبات رقم وتاريخ الحوالة أو أمر الدفع في الخانة المعدة لذلك.

3-               تسليم الحوالة أو أمر الدفع إلى صاحب الحق وأخذ توقيعه بذلك.

(2) الحوالة:

(3) أمر الدفع:

وهناك حالات استثنائية لصرف بموجب أمر دفع:

1-               سداد مبالغ إلى المؤسسات العامة.

2-               الإعانات والتعويضات.

3-               تعويض المنصرف من السلفة المستديمة.

4-               تغذية صندوق الوزارة.

5-               سداد مصلحة معاشات التقاعد.

2- مستندات القيد في الدفاتر:

1-               المبالغ التي تحصلها الوزارات والمصالح بخزينة مؤسسة النقد.

2-               المبالغ التي تودعها الوزارات والمصالح بخزينة مؤسسة النقد.

3-               أوامر الدفع التي يرد تبليغ عنها من وزارة المالية بتحويلها للصرف.

4-               تصحيح الأخطاء المحاسبية.

5-               تسوية حسابات العهد والأمانات.

ملاحظة:

 أي قيد محاسبي لا يوجد في طرفه الدائن حوالة أو أمر دفع يكون مستند القيد هو إذن تسوية. أما إذا كان القيد المحاسبي في طرفه الدائن حوالة أو أمر دفع يكون مستند القيد هو أمر اعتماد صرف.

ثانيا: الدفاتر:

الدفاتر المحاسبية :     1- يومية.        2- أستاذ.

الشروط الواجب توافرها في هذه الدفاتر:

1-               أن يكون خالي من الكتابة من الهوامش ومن أي فراغ.

2-               عدم وجود كشط أو مسح أو شطب.

3-               أن يكون الدفتر مرقم بالتسلسل ويكون مختوم بختم الوزارة.

4-               أن يكون الدفتر مطابق للتصميم والنموذج المعتمد.

5-               أن يستعمل في تعبئتها القلم الحبر.

6-               أن تطبع في مطابع الحكومة وعدم طبعها في غيرها إلا بتصريح من الوزارة.

7-               أن يعهد بكل منها أو جميعها إلى موظف مختص يكون مسئول عنها.

أولا: دفتر اليومية:

ثانيا: دفتر الأستاذ:

أ- دفتر مســاعد:

ويتضمن عشرة دفاتر هي:

1- دفتر الإيرادات:

يسجل في هذا الدفتر جميع المتحصلات سواء تم تحصيلها نقدا في صندوق الجهة أو ما حصل عن طريق مؤسسة النقد. ويتم تخصيص صفحة أو أكثر لكل بند من بنود الإيرادات ثم تقسم كل صفحة إلى خانات لبيان فروع البنود إن وجدت, وحيث أن طبيعة الإيرادات دائنة فان الدفتر الخاص بها يتكون من جانب واحد هو الدائن فقط,وإذا كان هناك قيد محاسبي تكون فيه الإيرادات طرف مدين يقيد في نفس الدفتر بقلم ذا لون مختلف.

2- دفتر المصروفات:

يتم قيد مصروفات الميزانية في دفتر المصروفات ويخصص لكل بند من بنود المصروفات في صفحة أو أكثر حسب الحاجة, ثم تقسم كل صفحة إلى خانات لبيان فروع البند. وحيث أن طبيعة المصروفات"مدينة" فان الدفتر الخاص بها يتكون من جانب واحد فقط هو المدين, وإذا كان هناك قيد محاسبي تكون فيه المصروفات طرف دائن فانه يسجل في الدفتر بقلم ذا لون مختلف.

3- دفتر مفردات الأمانات:

وهي مبالغ مستحقة للغير موجودة لدى الجهة الحكومية قابلها في المحاسبة المالية "دائنون" وأنواعها (أمانات مرتجع رواتب, أمانات تأمينات مؤقتة أو نهائية ) ويسجل هذا الحساب في الجانب الدائن مبالغ مستحقة للغير, ويقيد في الجانب المدين المبالغ التي تصرف من الأمانات بانتهاء الغرض منها.

                           إفرادي أمانات

4- دفتر مفردات العهد:

هي مبالغ مستحقة للجهة الحكومية لدى الغير ويقابلها في المحاسبة المالية "المدينون". عبارة عن العهد المقرر صرفها لأحد الموظفين كعهدة مستديمة أو هي عهد تحت التحصيل, ويتكون من جانب مدين ودائن.

                               إفرادي عهد

 5- دفتر الصندوق:

                          دفتر الصندوق

6- حساب جاري وزارة المالية:

هو دفتر تمسكه جميع الوزارات ويوضح حركات السحب والإيداع من مؤسسة النقد ويكون من جانبين, جانب مدين ويقيد فيه حركات الإيداع من مؤسسة النقد سواء كان توريد نقدية أو تحصيل مبالغ من الخارج, والطرف الدائن فيسجل فيه حركات السحب "إشعار من وزارة المالية بتحويل أوامر الدفع إلى الصرف"

7- دفتر الحوالات:

                                 الحوالات

8- دفتر أوامر الدفع:

                          أمر اعتماد صرف

9- دفتر تسوية المستحقات العامة:

فيه جانبين في الجانب المدين تسجل الجهة المستفيدة من الخدمة وتسجل في الجانب الدائن الجهة المقدمة للخدمة.

10- دفتر المطلوبات:

هو عبارة عن مبالغ تمثل إيرادات للدولة لم تحصل بعد, يحتوي الدفتر على جانبين, الجانب الدائن يثبت فيه المبالغ المطلوب تحصيلها, والجانب المدين التي تم تحصيلها فعلا.

                               المطلوبات

أ- دفتر إجمـــالي:

أ- إجمالي أمانات:   يساعد على إحكام الرقابة على مفردات الأمانات.

ب- إجمالي العهد:   يساعد على إحكام الرقابة على مفردات العهد.